Положение «Об электронном документообороте в Адвокатской палате Ставропольского края с использованием сети Интернет»

«УТВЕРЖДЕНО»
Решением Совета АП СК
18 декабря 2013 года с изменениями, внесенными решением Совета АП СК
31 мая 2018 года

1. Общие положения

Электронный документооборот (далее – ЭДО) – организационно и программно-технически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством электронных документов.

Положение «Об электронном документообороте в Адвокатской палате Ставропольского края с использованием сети Интернет» (далее – Положение, АП СК) принято в целях обеспечения эффективной деятельности адвокатской палаты, сокращения временных и материальных затрат, оперативного взаимодействия с адвокатами и адвокатскими образованиями, своевременного направления и получения информации, иным направлениям взаимодействия между адвокатами, адвокатскими образованиями и Адвокатской палатой Ставропольского края.

Положение регулирует организацию работы:
с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью электронной почты,
с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью Личного кабинета информационного портала (web-ресурс интернета).

Электронная почта (далее – ЭП) – система, позволяющая пользователям отправлять сообщения через соединение посредством сети Интернет с одного компьютера на другой.

Личный кабинет (далее – ЛК) – это особый раздел портала, предназначенный для информационного обмена между Адвокатской палатой Ставропольского края (далее АП СК) и адвокатами.
Личный кабинет позволяет осуществлять:
- электронную переписку и обмен документами;
- формирование адвокатами ежемесячных отчетов по делам по назначению на основании сведений, загружаемым из базы Центра субсидируемой юридической помощи АП СК, просмотр графиков дежурств;
- формирование отчета о профессиональной деятельности адвоката

2. Организация работы в системе ЭДО

2.1. Организация работы с документами, передаваемыми и получаемыми с использованием системы электронного документооборота включает в себя: подготовку, регистрацию, учет, отправку и получение электронной почты в Адвокатской палате СК, адвокатских образованиях (включая их обособленные подразделения) и лично адвокатами.

2.2. Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения посредством ЭДО в адвокатской палате и адвокатском образовании возлагается на руководителя (в его отсутствие – заместителя) и уполномоченное лицо, назначаемое распоряжением руководителя; при направлении информации на личный электронный адрес адвоката (ЭП) или посредством личного кабинета (ЛК) – ответственность возлагается, в том числе, на адвоката.

2.3. Вновь созданные адвокатские образования, внесенные в Реестр адвокатских образований Ставропольского края, адвокаты, включенные в Реестр адвокатов Ставропольского края получают электронный адрес и пароль доступа для первичной активации электронного почтового ящика в день принятия соответствующего решения.

2.4. Исключение адвокатского образования из Реестра адвокатских образований Ставропольского края, адвоката – из Реестра адвокатов влечен прекращение доступа к закрепленному адресу электронной почты, личному кабинету.

2.5. В случае смены руководства адвокатского образования (обособленного подразделения) производится смена пароля доступа к электронному почтовому ящику адвокатского образования.

2.6. Информация, полученная с использованием системы электронного документооборота, является конфиденциальной.

2.7. Контроль за работоспособностью системы электронного документооборота посредством электронной почты и личного кабинета, своевременным поступлением уведомлений о получении участниками ЭДО документов, осуществляется уполномоченными лицами, назначаемыми Президентом адвокатской палаты.

3. Организация ЭДО с использованием электронной почты

3.1. Ответственное лицо в системе электронного документооборота с использованием ЭП осуществляет:
? прием и учет поступающих документов;
- подтверждение посредством ЭП получения электронной почты от адвокатской палаты СК;
? передачу документов на рассмотрение руководителю;
? учет и регистрацию отправляемых и получаемых документов, проверку правильности их оформления,
- организацию отправки и получения документов посредством ЭП.

3.2. Рассылка документов из адвокатской палаты в адвокатские образования края (в т.ч. филиалы и обособленные подразделения) и адвокатам осуществляется с адресов электронной почты:
ЭП адвокатской палаты Ставропольского края (общий) - palata.info@gmail.com, apsk.do@palatask.ru
ЭП координаторов ЦСЮП по назначениям в уголовном судопроизводстве – palata_koordinator@palatask.ru
ЭП координатора по организации бесплатной юридической помощи (БЮП) – apsk.bup.info@palatask.ru
ЭП Школа адвоката АП СК - lsapsk@palatask.ru
ЭП по вопросам работе с личным кабинетом - support@palatask.ru

В адвокатской палате могут создаваться другие специализированные электронные адреса по отдельным направлениям деятельности.

3.3. За каждым адвокатом и адвокатским образованием закрепляется адрес электронной почты, в соответствии с приложением №1, с которого производится отправление документов в адрес адвокатской палаты СК. Адрес электронной почты адвоката/адвокатского образования состоит из букв - apsk0000(4-хзначного номера)@ palatask.ru

3.4. Не допускается:
– использование закрепленного в соответствии с решением Совета АП СК адреса электронной почты в личных целях;
– публиковать свой адрес либо адреса других адвокатских образований на общедоступных интернет - ресурсах (форумы, конференции и т.п.).

4. Организация работы личного кабинета в системе ЭДО

4.1. Работа с Личным кабинетом осуществляется тремя типами пользователей:
Администратор – техническая роль. Основные выполняемые функции связаны с управлением учетными записями пользователей и ручной загрузкой информации из базы данных 1С в Личный кабинет.
Адвокат - лицо, имеющее действующий статус, состоящее в реестре адвокатов Ставропольского края.
Организатор – сотрудник(и) АП СК, уполномоченный на информационное взаимодействие с адвокатами посредством Личного кабинета. Организатор ведет переписку от имени адвокатской палаты, контролирует своевременное предоставление адвокатами отчетов и проверяет корректность их заполнения, формирует статистические данные.

4.2. Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения посредством Личного кабинета возлагается на уполномоченного сотрудника (сотрудников) адвокатской палаты – Организатор.
К функциям организатора относится:
- прием и учет поступающих документов;
- подтверждение получения сообщений от адвокатской палаты СК;
- передача документов на рассмотрение руководителю;
- учет и регистрация отправляемых и получаемых документов, проверка правильности их оформления, организация отправки и получения документов посредством ЭДО.
-
4.3. За каждым пользователем Адвокатом закрепляется логин, с помощью которого производится авторизация в ЛК. Логин пользователя совпадает с корпоративной электронной почтой адвоката и состоит из букв – apsk0000(4- хзначного номера)@palatask.ru.

4.4. Регистрация в Личном кабинете происходит путем автоматической регулярной выгрузки списка действующих адвокатов из информационной базы АП СК.
При первичной регистрации адвокатам на закрепленный электронный почтовый адрес поступает письмо со ссылкой и учетными данными (имя пользователи и пароль) для доступа к Личному кабинету.

4.5. Не допускается:
– разглашать пароль для входа в ЛК;
– использовать простые пароли (менее 8 символов, состоящие из личных данных - дата рождения, имена и т.п.).

4.6. Вопросы, связанные с работой адвоката в ЛК направляются по электронной почте на адрес support@palatask.ru и рассматриваются Администратором или Организатором в соответствии с закрепленными функциями.

4.7. Для организации своевременной и качественной помощи по работе с ЛК предусмотрено два направления по обработке обращения:
- Администратор ¬– разрешает вопросы по работе ЛК, предложения по улучшению его функционала, сообщения об ошибках в работе ЛК;
- Организатор – вопросы, связанные с обменом запрашиваемой и предоставляемой информации.

5. Организация работы с корреспонденцией в системе ЭДО.

5.1. Сведения, сообщения, заявления, отчеты и др документы (далее – корреспонденция), направляемые и поступающие посредством электронной почты и личного кабинета от адвокатов и адвокатских образований регистрируются в документообороте АП СК с использованием программы 1С Предприятие и представляются на рассмотрение Президенту адвокатской палаты.

5.2. Прием корреспонденции (чтение почты) осуществляется не реже одного раза в день.
Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день, в случае поступления корреспонденции в нерабочие дни.

5.3. Запрещается рассылать материалы, содержащие вирусы или файлы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности компьютерного оборудования, программного обеспечения.

5.4. Электронное сообщение от имени Президента АП СК должно быть подтверждено, в случае необходимости, подписанным оригиналом документа.

5.5. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.6. Документы директивного характера, направленные на закрепленные адреса электронной почты, подлежат исполнению.

 

 

Наш журнал

Свежий номер журнала

Голосование

Вы читаете "Вестник АПСК"




Результаты голосования